Assistant De Gestion (h/f)

Le groupe STUDIA s'est imposé depuis sa création en 2009, comme une référence dans les domaines de la gestion de contenus d'entreprise et l'ingénierie documentaire en environnement complexe.
Expertises métiers :
- Gestion des contenus, des connaissances et des processus métiers
- Valorisation de la donnée métier
- Gestion de l'intégrité et de la sécurité de l'information
- Transformation et collaboration digitale
- Industrie 4.0
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Description de la mission

Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un(e) Assistant(e) de gestion / ADV rigoureux(se) et organisé(e), capable d’interagir quotidiennement avec les équipes commerciales et opérationnelles.

Finalité du poste

Véritable pilier administratif, vous êtes garant(e) de la tenue, de la fiabilité et de l’actualisation de l’ensemble des données liées aux commandes et à la facturation clients, afin d’assurer un encaissement optimal et sécurisé.

Vos missions

Gestion des commandes clients

• Transformer les devis en commandes en lien avec les équipes commerciales et les chefs de projet / responsables opérationnels

• Garantir la qualité des données saisies dans l’ERP (GX) : adresses, prévisionnels, dates contractuelles…

• Saisir, suivre et actualiser quotidiennement le prévisionnel d’activité

• Assurer le suivi global des commandes clients

• Gérer les renouvellements (commandes reconductibles) et effectuer les relances nécessaires

• Remonter les informations clés aux équipes (commerciaux, chefs de projet, responsables)

• Classer et archiver les contrats (physique et numérique)
   

Facturation & encaissement

• Maintenir à jour les données d’activité en lien avec les équipes commerciales et opérationnelles

• Saisir les bons de livraison de production dans l’ERP

• Mettre à jour le prévisionnel de facturation

• Analyser et justifier les écarts entre prévisionnel et réalisé

• Réaliser et suivre la facturation des différentes Business Units au quotidien

• Être garant(e) du bon enregistrement des factures clients pour sécuriser leur encaissement

• Assurer les relances clients en lien avec la comptabilité

• Produire et suivre les reportings financiers périodiques
   

Gestion des achats

• Saisir et/ou contrôler les achats et bons de réception avant clôture mensuelle

• Vérifier la cohérence des données (BR, fournisseurs)

• Transmettre les factures d’achats à la comptabilité

• Suivre les relances fournisseurs
   

Suivi des coûts & rentabilité

• Surveiller les coûts de fonctionnement

• Identifier des leviers d’optimisation et d’économies

• Analyser la rentabilité des activités

• Proposer des actions correctives

Profil

Profil recherché

• Formation Bac +2 (BTS Gestion PME/PMI, Comptabilité ou équivalent)

• Expérience de 2 à 5 ans en gestion / ADV / facturation

• Maîtrise d’un ERP (idéalement GX) et d’Excel
   

Compétences clés

• Rigueur et fiabilité (indispensable)

• Sens de l’organisation et gestion des priorités

• Capacité à travailler en lien étroit avec des équipes opérationnelles

• Esprit analytique et sens des chiffres

• Bon relationnel et sens du service